コピー機、FAXやソフト開発の販売・保守で企業をサポートする島根県浜田市の浜田コンピュータシステム

個人情報保護に対する基本方針

個人情報に対する基本方針

株式会社浜田コンピュータシステム
個人情報保護に対する基本方針

制定日 平成16年8月1日 改定日 平成27年6月15日
株式会社浜田コンピュータシステム
代表取締役 井上 公明

経営理念
株式会社浜田コンピュータシステムは、情報通信機器の販売、システム作成、保守サービスを企業や自治体に利用していただき、地域からも取引先からも高い技術的評価と信頼を得て顧客の皆様の発展に貢献する経営をめざします。
1.基本方針
当社の事業目的の達成のためには個人情報の取り扱いは業務には不可欠なものであり、皆様に安心して当社サービスをご利用いただくために個人情報の保護を経営上の最重点項目と決め、株式会社浜田コンピュータシステムで業務に従事するすべての者は、個人情報保護に関する個人情報保護マネージメントシステムを遵守し、個人情報を正確かつ安全に取扱うことにより、お客様の情報を守り、その信頼に応えなければならない。
2.個人情報に関する個人情報保護マネージメントシステムの目的
(1)適切な個人情報の収集および利用の基準と、これを運用する規定とする。
(2)個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩、滅失、及びキ損などを起こさないないようにするための行動規範、具体的ルールを定める。万一問題が発生した場合やその予兆がある場合に備えて緊急体制を整備し、速やかに是正改善を実施する。
3.組織活動
基本方針を具体化するために以下の活動を行う。
(1)役員および全ての従業員は、個人情報に関する法令、国の定める指針およびその他の規範を尊重する。
(2)個人情報保護管理者を選任し、個人情報保護マネージメントシステムの実施および運用に関する責任および権限を与え、業務を行なわせる。
(3)個人情報保護監査責任者を選任し、個人情報保護マネージメントシステムの監査を実施する。
(4)上記監査に基づき、社内規定、運用の仕方を改善する。
(5)取引きのある企業および個人に対し、規定の目的達成のための協力を要請する。
(6)本基本方針は、当社のインターネット・ホームページ( http://www.h-com.co.jp )、会社案内等に掲載することにより、いつでも閲覧可能な状態とする。
(7)個人情報保護マネージメントシステムは継続的に改善する。
4.個人情報の取扱い
(1)個人情報の収集・利用・提供について
当社はデータ入力業務等の受託した業務を遂行するために個人情報を取り扱います。
お客様から預託された個人情報についてはその利用・提供のための内部規定を定めこれを遵守する。
目的外の利用・提供を行わない、またそのため必要な対策を講じる手順を確立し、かつ維持する。
当社では、個人情報を以下の目的で利用します。
(開示対象 個人情報)
  1. 社員に関する個人情報
     ・人事、給与、労務、健康管理等に利用するため。
  2. 採用応募者に関する個人情報
     ・連絡、採用業務を実施するため。
  3. お客様に関する個人情報
     ・当社サービスの案内、お客様の継続的なサポートのための連絡のため。
  4. 上記以外で当社へ問合せをされた方及び来訪者に関する個人情報
     ・連絡、対応管理のため。
(開示対象外 個人情報)
  • ・受託したシステムの構築、運用管理、トラブル復旧のサポート業務を遂行するために預託された個人情報を使う。
  • ・受託したデータ入力業務、情報サービス業務を遂行するために預託された個人情報を使う。
  • ・受託した機器の保守修理、点検確認業務を遂行するために預託された個人情報を使う。
  • ・お取引先の皆様に関する個人情報を、当社と締結した契約に関する履行、商談、打合せのための連絡に使う。
(2)開示個人情報に関する事項の周知
当社は、取得した個人情報が開示対象個人情報に該当する場合は、当該個人情報に関し次の事項を本人が知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む)に置く。
a)事業者の氏名又は名称
  株式会社浜田コンピュータシステム
  〒697-0006 浜田市下府町327-85
b)個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、所属及び連絡先
  個人情報保護管理者           新谷 憲史
  電話番号                     0855-22-2020
  E-Mail                       mail-info@h-com.co.jp
c)すべての開示対象個人情報の利用目的
  4項「個人情報の取扱い」をご覧ください。
ただし
a)利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
b)利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
c)国の機関又は地方公共団体が法令も定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
を除く。
d)開示対象個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出先
  5項「個人情報に対応する窓口」(1)をご覧ください。
e)認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
  5項「個人情報に対応する窓口」(2)をご覧ください。
f)開示等の求めに応じる手続き
  次項(3)権利の尊重をご覧ください。
(3)権利の尊重
当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し、規定の手続きにより開示等の求めに応じます。その手順は当社から送付する申請書および本人(代理人が申し込む場合は本人ならびに代理人)の確認ができる「身分証明書の写し(官公署窓口で本人確認として求めるものと同程度のもの)」を提出する。代理人が未成年又は成年被後見人の代理人の場合は法定代理権があることを示す戸籍謄本1通、委任による代理人の場合委任状および申請者本人の印鑑証明書1通を提出する。利用目的の通知及び開示の請求には1件に付500円の手数料を申し受けます、請求書類に500円の郵便切手を同封してください。手数料が受納できなかった場合は開示等の求めがなかったものとして扱います。手数料の受納と本人確認後誠意をもって迅速に対応します。
ただし
a)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
b)当該事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
c)法令に違反することになる場合
を除く。
申し込みの際に提出された身分証明書等の個人情報は本人確認のためだけに使用します。
以上に同意、不同意は任意ですが、不同意の場合は開示等の求めには応じません。
(4)安全対策の実施
当社は、個人情報が社外に流失する、不当に改ざんされるなどといったトラブルを引き起こさないように社内規定を整備し、安全対策を実施する。
5.個人情報に対応する窓口
(1)個人情報の取り扱いに関する苦情・相談および開示等の求めには下記窓口で規定の手続きにより迅速かつ誠実に対応します。
株式会社浜田コンピュータシステムの窓口
責任者
個人情報保護管理者
新谷 憲史
担当者
個人情報保護 苦情・相談窓口担当者
新谷 憲史
住所
〒697-0006 浜田市下府町327-85
電話番号
0855-22-2020
ファックス
0855-22-1180
E-Mail
mail-info@h-com.co.jp
(2)認定個人情報保護団体の苦情解決の申し出先
認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情解決の連絡先
個人情報保護苦情相談室
住所
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話番号
0120-700-779